Article 1:

The name of the organization shall be ICH NGO Forum1. It has been legally registered in 2017 under this name as a non-profit organization in the Official Journal of the French Republic, Section “Laws and Decrees”, 149th year, number 9, announcement 1387, page 86, Paris, France. The official address of the headquarters of the ICH NGO Forum is: 3, Passage de l’Union, 75007- Paris, France.

Article 2:

The ICH NGO Forum is an association of NGOs accredited to the 2003 Convention for the Safeguarding of the Intangible Cultural Heritage (the Convention) to act in an advisory capacity to the Intergovernmental Committee for the Safeguarding of the Intangible Cultural Heritage (the Intergovernmental Committee). It may also advise other stakeholders of the Convention and civil society at large.

Article 3:

The official languages of the Bylaws are English and French, reflecting the working languages of the accredited NGOs. Both the English and French versions of the Bylaws are to be regarded as authoritative.

Article 4:

The ICH NGO Forum, inter alia, shall:

1. serve as a forum for the exchange of information and ideas about safeguarding ICH;
2. act as a platform for networking, promote high-level dialogue and identify opportunities for cooperation and synergies among ICH NGOs;
3. foster ethical principles, environmentally responsible practices and participation of civil society for the safeguarding of ICH;
4. provide resources, reports, briefing documents and information about safeguarding practices to UNESCO, States Parties, communities, practitioners and other ICH stakeholders;
5. support ICH NGOs in advancing their cooperation with relevant governmental and intergovernmental entities (such as National Commissions for UNESCO, regional offices of UNESCO, Category 2 centers), especially as regards implementation of the principles of community agency and community-based, participatory, bottom-up approaches;
6. contribute to the capacity building programme and to experience sharing on good safeguarding practices;
7. advise the Intergovernmental Committee on specific thematic issues, and participate in reporting and monitoring on inscribed ICH elements and safeguarding practices;
8. organize symposiums, conferences, presentations, workshops and similar activities, aimed to build capacity building, foster partnerships and highlight the work of all Accredited NGOs, during the sessions of the Intergovernmental Committee; the General Assembly of States Parties to the Convention and any additional activity that helps achieve its goal to serve the Accredited NGOs to the 2003 Convention;
9. Promote the publication of journals, books, newsletters, videos, websites and other media outlets, within digital and analogue environments that supports and respects the intellectual and cultural property of communities, groups and bearers of Intangible Cultural Heritage.

Article 5:

The Executive Board of the ICH NGO Forum shall oversee the preparation and adoption of a code of conduct for the members of the ICH NGO Forum.

Article 6:

NGOs shall complete the registration form to join the ICH NGO Forum, consisting of basic contact information and the name of the contact person. Each NGO shall identify its primary country and electoral region of establishment for the purposes of governance and the administrative functioning of the Forum.
Non-accredited NGOs and any other stakeholders engaged in ICH safeguarding may subscribe to the Newsletter; and they may take part in the ICH NGO Forum meetings and the General Assembly, as observers without voting rights and can only take the floor if invited by the Chair.

Article 7:

The annual meeting of ICH NGO Forum shall occur at the time and venue of the annual session of the Intergovernmental Committee and should be held in a hybrid format (virtual and in-person) to ensure the maximum attendance and, when this is not possible, it should be in a virtual format. The General Assembly of the membership shall occur during the annual meeting at the date and time to be determined by the Executive Board. The Chair and/or the Vice-Chair shall preside at the General Assembly.

Article 8:

Additional extraordinary meetings may be called by a simple majority of the Executive Board.

Article 9:

Notice of each session of the General Assembly of the ICH NGO Forum shall be given on the partner communication channels of the ICH NGO Forum (http://www.ichngoforum.org, http://ichngo.net) and by direct email to all its members no less than four weeks prior to the meeting, or once the agenda of the Intergovernmental Committee Meeting is confirmed by UNESCO.

Article 10:

The minimum quorum required to conduct a General Assembly shall comprise 20 Accredited NGO members of the ICH NGO Forum representing at least four electoral groups of UNESCO, with a minimum of three member NGOs from each of those four regions present (virtual or in person) at the General Assembly.

Article 11:

A simple majority of votes is necessary to adopt any decision.

Article 12:

No less than six weeks prior to the General Assembly, the Executive Board shall prepare and distribute: 1) the annual report on the Forum’s programmes, services and partnerships; 2) the annual financial report, including the sources of funding, the use of funds, and explanation of any significant variations between budgeted and actual revenues and expenses; and 3) an annual plan providing a framework for the Forum’s activities that is concordant with available resources. All three documents shall be submitted to the General Assembly for its examination and approval.

Article 13:

The meetings will address topics of relevance to the purposes of the ICH NGO Forum. The meeting Agenda shall be coordinated by the Executive Board. Member NGOs who wish to propose an agenda item, must submit their proposal to the Executive Board at least four weeks in advance of the date of the General Assembly meeting. Proposed items shall be examined under “Other Items” of the Agenda. Should urgent matters be addressed, then a three quarter majority vote by the General Assembly is required. All items under “Other Items” will be noted and addressed by the Executive Board at the following meeting.

Article 14:

The General Assembly shall examine and approve the annual report on the Forum’s programmes, services and partnerships, annual financial report, and annual plan providing a framework for the Forum’s activities.

Article 15:

Member NGOs are required to register their in-person or virtual attendance at the General Assembly to the ICH NGO Forum.

Article 16:

Meetings and the General Assembly will be held in English and French, and reports will be published in both languages.

Article 17:

An Executive Board shall be established that acts as the executive body for the ICH NGO Forum. It is responsible for implementing the policy decided by the General Assembly of the Forum and manages its operations, finances, administration, and affairs. Throughout the year, it oversees communication around Forum’s activities through, amongst other means, the newsletter and partner communication channels such as websites and social media.

Article 18:

The Executive Board’s mission is to coordinate, for the benefit of the accredited NGOs, the activities of the Forum, including but not limited to:

• liaison with UNESCO Secretariat of the Convention for collective matters dealing with Accredited NGOs;
• coordinate activities of the ICH NGO Forum at the ordinary and extraordinary sessions of the Convention’s statutory bodies (General Assembly of States Parties and the Intergovernmental Committee)
• in a spirit of transparency and good governance, develop communication around the Forum’s activities, including those of the Executive Board, such as reporting on its monthly meetings. The approved minutes must be published on the partner communication channels of the ICH NGO Forum (http://www.ichngoforum.org, http://ichngo.net) a maximum of one month after the Executive Board meeting, and these will be archived for further use.
• develop the network of accredited NGOs, including facilitation of dialogue, exchange of information and best practices, and identifying opportunities for cooperation and synergies among its member NGOs;
• initiate thematic activities through, amongst others, the organization of workshops, conferences and symposiums;
• organize capacity building activities, which may be carried out in coordination with UNESCO Secretariat of the Convention;
• coordinate dialogue and initiatives with States Parties or other entities designed to foster financial sustainability of collective activities of accredited NGOs;
• promote fundraising programmes and manage funds that have been raised for the Forum’s activities;
• promote participation of civil society for the safeguarding of ICH.

Article 19:

No member of the Executive Board shall participate in deciding a matter in which she or he has a direct interest. Each member of the Executive Board shall disclose in writing all potential and actual conflicts of interest in a signed conflict of interest statement.

Article 20:

The Executive Board shall comprise six members serving two-year terms, with eligibility for re-election for no more than one additional consecutive term. In order to respect the principle of equitable geographical representation, NGOs will be elected on the basis of the electoral groups of UNESCO (Western Europe and North America, Eastern Europe, Latin America and the Caribbean, Asia and the Pacific, Arab States, Africa), with the elected members representing an NGO headquartered in each of the aforementioned six regions. In the absence of candidates from NGOs with headquarters in the region concerned, the term of office of the current member will be extended until the next election for Executive Board members, regardless of whether she or he already served for the maximum of two consecutive terms. The election of members shall be on a rotating basis, with members from each of three regions one year, and for each of the three other regions in the following year. Detailed electoral rules and procedures are described in the document “ICH NGO Forum Electoral Rules” [adopted by the General Assembly of the ICH NGO Forum in 2022].

Article 21:

If a member of the Executive Board acts as a member of the official delegation of a State Party (member of the Intergovernmental Committee, nonmember of the Intergovernmental Committee or delegation of a non-State Party to the Convention) during an ordinary or extra-ordinary session of a statutory meeting of an organ of the 2003 Convention, a potential conflict of interest shall be deemed to have occurred.
As a consequence, the aforesaid member of the Executive Board shall declare a conflict of interest, to the President or the Secretary of the Executive Board in writing in advance of the relevant Executive Board meeting, or when a matter for discussion is raised during an Executive Board meeting, or during any other communication relating to a policy issue of the Forum that directly concerns the State Party mentioned in the previous paragraph. They shall recuse themselves for the entire duration of the discussion and during any further activity of the Executive Board relating to that matter.

Article 22:

The Executive Board members shall receive no compensation for their service other than reimbursement of reasonable expenses, if such funds are available. The Executive Board shall develop a document for requesting financing from the ICH NGO Forum that justifies or contains a cost-benefit analysis of the requested amount.

Article 23:

All other policies and procedures regarding the election of the Executive Board shall be determined by the Electoral Officers appointed for this purpose each year by the current Executive Board as set out in the aforementioned Electoral Rules.

Article 24:

Each year and three months prior to the General Assembly of the ICH NGO Forum, the Executive Board will make a call to Accredited NGOs to nominate candidates for the renewal of the Executive Board as specified in the aforementioned Electoral Rules.

Article 25:

The Executive Board shall meet every month through any shared means of communication, and also during the sessions of the Convention’s statutory bodies. Meetings will be conducted in English and French. Executive Board members must have written notice of official meetings at least one week in advance.
The Executive Board will take the initiative to meet with the UNESCO Secretariat of the Convention at least two times during the year, at the beginning of the year to introduce the new Executive Board and the working plan of the year, and previous to the ordinary session of the Intergovernmental Committee to make the arrangements for the symposium, side activities, Elections and General Assembly of the ICH NGO Forum.

Article 26:

A minimum quorum of four elected members of the Executive Board is required before motions can be proposed and voted. Decision making is carried out in the spirit of consensus, in case of a tie, the Chair has a casting vote.

Article 27:

Each year the Executive Board shall appoint four officers, namely a Chair, a Vice-Chair, a Secretary and a Treasurer at their first meeting, following their election. In order to take advantage of the experience gained during the previous year, the Chair and Vice-Chair should be members who are entering their second year on the Executive Board.
The office of the Chair of the Executive Board cannot be renewed for a second year. The Chair is responsible for convening Executive Board meetings and presiding during these meetings, and in their absence the Vice- Chair will serve as Chair.
The Secretary shall be responsible for keeping records of Executive Board activities, including taking minutes at all Executive Board meetings, sending out meeting announcements, distributing copies of the minutes and the agenda to all Executive Board members, and assuring that ongoing records are maintained.
The Treasurer shall report on finances at each Executive Board meeting, assist in the preparation of the budget, help develop fundraising plans, disburse funds and sign cheques, and make financial information available to Executive Board members and the ICH NGO Forum members.
The Executive Board may establish Ad Hoc Committees for specific tasks related to its own operation, such as drafting of internal Rules of Procedure and drafting a Code of Conduct for the Executive Board. Following approval by the Executive Board, any new instruments should be adopted by the General Assembly.

Article 28:

Resignations from the Executive Board must be in writing and addressed to the Secretary or the Chair. If an accredited NGO notifies the Executive Board that the person serving on the Board no longer represents their organization, the person is no longer eligible to serve as an Executive Board member. An Executive Board member shall be removed if she or he has three unjustified absences from the regular meetings in a year.

Article 29:

Vacancies occurring on the Executive Board may be filled at any time by appointment of the Chair and with the approval of two-thirds of the Executive Board. The person filling the vacant position must be from an Accredited NGO with headquarters in the same region as the person who vacated the position. The member appointed will replace the elected Executive Board member for the remainder of the year and an exceptional election will be held in the coming General Assembly to fill the vacant position[s].

Article 30:

Working Groups (WG) are created on the basis of a common interest of Accredited NGOs around ICH, and Ad Hoc Committees (AHC) are appointed by the Executive Board to address a specific task.

Article 31:

To create a new Working Group requires a signed request by Accredited NGOs from at least three different Regions. The Executive Board shall approve the request or provide the reasons for its rejection to the promoters. Participation in a Working Group will be open to any member of an Accredited NGO affiliated to the ICH NGO Forum.

Article 32:

Every Working Group or Ad Hoc Committee approved shall be listed in the ICH NGO Forum communication channels. They should have a description and state a clear goal (document, workshop, report, recommendation or a special activity) as reflected in a programme of activities that covers a period of no longer than two years.
Once an Ad Hoc Committee has accomplished its stated goal its members will present their findings and results to the Executive Board, to be included in its report to the General Assembly. Once these have been approved by the General Assembly the Ad Hoc Committee may be dissolved.
Once a Working Group has accomplished its stated goal, it can ask the Executive Board to reserve a side event during the next session of the Intergovernmental Committee, to present their findings and results to all ICH NGO Forum members. The period of operation of a WG shall be no longer than two years, in order to encourage participation by Accredited NGOs; however, if necessary, the members of a Working Group can apply for an extension of two more years.

Article 33:

Working Groups or Ad Hoc Committees may request funding from the Executive Board and the Executive Board can also help them fundraise.

Article 34:

Every Working Group and Ad Hoc Committee should select a Chair to convene meetings and serve as its representative to the Executive Board and a Secretary who will write the report of its activities, findings and results. In cases where the Working Group or Ad Hoc Committee manage funds, they should appoint a Treasurer to oversee and report on their use. No person can serve as the Chair, Secretary or Treasurer in more than one Working Group or Ad Hoc Committee at any given time.

Article 35:

The Executive Board may revoke a Working Group’s or Ad Hoc Committee’s official status:

1. upon the recommendation of the Working Group or Ad Hoc Committee itself;
2. upon the recommendation of the majority of the Executive Board, which shall show cause that the Working Group or Ad Hoc Committee has been conducted in a manner contrary to the purposes inter alia of the ICH NGO Forum, as set out in Article 4 of these Bylaws; and/or
3. if the Working Group neither meets during the year, nor provides any report that shows progress towards fulfilling its goal.

Article 36:

These Bylaws may be amended when necessary by a two-thirds majority of designated representatives of accredited NGOs attending in person or online to the General Assembly of the ICH NGO Forum.

Article 1:

Le nom de l'organisation est le Forum des ONG du PCI1. Il a été enregistré sous ce nom dans le Journal Officiel de la République française, section « Lois et décrets », 149e année, numéro 9, annonce 1387, page 86, Paris, France. L’adresse du siège sociale du Forum des ONG du PCI est le 3, passage de l’Union, 75007-Paris, France.

Article 2:

Le Forum des ONG du PCI est une association d'ONG accréditées auprès de la Convention de 2003 pour la sauvegarde du patrimoine culturel immatériel (la Convention) destinée à agir à titre consultatif auprès du Comité intergouvernemental de sauvegarde du patrimoine culturel immatériel (le Comité). Il peut également conseiller d'autres parties prenantes de la Convention et la société civile dans son ensemble.

Article 3:

Les langues officielles des statuts sont l'anglais et le français, reflétant les langues de travail des ONG accréditées. Les versions anglaise et française des statuts doivent être considérées comme faisant autorité.

Article 4:

Le Forum des ONG du PCI, entre autres, doit :

1. servir de forum pour l'échange d'informations et d'idées sur la sauvegarde du PCI ;
2. servir de plate-forme de mise en réseau, promouvoir un dialogue de haut niveau et identifier les opportunités de coopération et de synergies entre les ONG du PCI ;
3. favoriser les principes éthiques, les pratiques respectueuses de l'environnement et la participation de la société civile pour la sauvegarde du PCI ;
4. fournir des ressources, des rapports, des documents d'information et des informations sur les pratiques de sauvegarde à l'UNESCO, aux États parties, aux communautés, aux praticiens et aux autres parties prenantes du PCI ;
5. aider les ONG du PCI à faire progresser leur coopération avec les entités gouvernementales et intergouvernementales concernées (telles que les commissions nationales pour l'UNESCO, les bureaux régionaux de l'UNESCO, les centres de catégorie 2), en particulier en ce qui concerne la mise en oeuvre des principes d'agentivité communautaire et de participation communautaire, des approches ascendantes du bas vers le haut ;
6. contribuer au programme de renforcement des capacités et au partage d'expériences sur les bonnes pratiques de sauvegarde ;
7. conseiller le Comité intergouvernemental sur des questions thématiques spécifiques et participer à l'établissement de rapports et au suivi des éléments inscrits du PCI et des pratiques de sauvegarde ;
8. organiser des symposiums, des conférences, des présentations, des ateliers et des activités similaires, visant à renforcer les capacités, favoriser les partenariats et mettre en valeur le travail de toutes les ONG accréditées, lors des sessions du Comité intergouvernemental ; l'Assemblée générale des États parties à la Convention et toute activité supplémentaire qui aide à atteindre son objectif de servir les ONG accréditées à la Convention de 2003 ;
9. Promouvoir la publication de revues, livres, bulletins d'information, vidéos, sites Web et autres médias, dans des environnements numériques et analogiques qui soutiennent et respectent la propriété intellectuelle et culturelle des communautés, groupes et détenteurs du patrimoine culturel immatériel.

Article 5:

Le Conseil exécutif du Forum des ONG du PCI supervisera la préparation et l'adoption d'un code de conduite pour les membres du Forum des ONG du PCI.

Article 6:

Les ONG doivent remplir le formulaire d'inscription pour rejoindre le Forum des ONG du PCI, composé des informations de contact de base et du nom de la personne de contact. Chaque ONG doit identifier son pays principal et sa région électorale d'établissement aux fins de la gouvernance et du fonctionnement administratif du Forum.
Les ONG non accréditées et toute autre partie prenante engagée dans la sauvegarde du PCI peuvent demander à s'abonner au bulletin d’information et également participer aux réunions du Forum des ONG du PCI et à l'Assemblée générale à titre d’observateurs, sans droit de vote. Ils pourront prendre la parole que si le président les invite à le faire.

Article 7:

La réunion annuelle du Forum des ONG du PCI a lieu à l'heure et au lieu de la session annuelle du Comité intergouvernemental et doit se tenir dans un format hybride (virtuelet en personne) pour assurer la participation maximale et, lorsque cela n’est pas possible, il devrait être dans un format virtuel. L'Assemblée générale des membres aura lieu lors de l'assemblée annuelle à la date et à l'heure déterminées par le Conseil exécutif. Le président et/ou le vice-président préside l'Assemblée générale.

Article 8:

Des réunions extraordinaires supplémentaires peuvent être convoquées à la majorité simple du Conseil exécutif.

Article 9:

La convocation de chaque session de l'Assemblée générale du Forum des ONG du PCI est diffusée sur les canaux de communication partenaires du Forum des ONG du PCI (http://www.ichngoforum.org, http://ichngo.net) et par envoi direct d’un e-mail à tous ses membres au moins quatre semaines avant la réunion, ou une fois que l'ordre du jour de la réunion du Comité intergouvernemental est confirmé par l'UNESCO.

Article 10:

Le quorum minimum requis pour tenir une Assemblée générale comprend 20 ONG membres accréditées du Forum des ONG du PCI représentant au moins quatre groupes électoraux de l'UNESCO, avec un minimum de trois ONG membres de chacune de ces quatre régions présentes (virtuellement ou en personne) à l'Assemblée générale.

Article 11:

La majorité simple des voix est nécessaire pour adopter toute décision.

Article 12:

Au moins six semaines avant l'Assemblée générale, le Conseil exécutif prépare et diffuse : 1) le rapport annuel sur les programmes, services et partenariats du Forum ; 2) le rapport financier annuel, y compris les sources de financement, l'utilisation des fonds et une explication de toute variation significative entre les revenus et les dépenses budgétés et réels ; et 3) un plan annuel encadrant les activités du Forum en fonction des ressources disponibles. Les trois documents sont soumis à l'Assemblée générale pour examen et approbation.

Article 13:

Les réunions porteront sur des sujets en rapport avec les objectifs du Forum des ONG du PCI. L'ordre du jour de la réunion est coordonné par le Conseil exécutif. Les ONG membres qui souhaitent proposer un point à l'ordre du jour doivent soumettre leur proposition au Bureau exécutif au moins quatre semaines avant la date de la réunion de l'Assemblée générale. Les points proposés seront examinés sous « Autres points » de l'ordre du jour. Si des questions urgentes sont traitées, un vote à la majorité des trois quarts par l'Assemblée générale est requis. Tous les points sous « Autres points » seront notés et traités par le Conseil exécutif lors de la réunion suivante.

Article 14:

L'Assemblée générale vise à examiner et approuver le rapport annuel sur les programmes, services et partenariats du Forum, le rapport financier annuel et le plan annuel encadrant les activités du Forum.

Article 15:

Les ONG membres sont tenues d'enregistrer leur participation en personne ou virtuelle à l'Assemblée générale du Forum des ONG du PCI.

Article 16:

Les réunions et l'Assemblée Générale se tiendront en anglais et en français et les procèsverbaux seront publiés dans les deux langues.

Article 17:

Un Conseil exécutif agit en tant qu'organe exécutif du Forum des ONG du PCI. Il est responsable de la mise en oeuvre de la politique décidée par l'Assemblée générale du Forum et gère ses opérations, ses finances, son administration et ses affaires. Tout au long de l'année, il supervise la communication autour des activités du Forum à travers, entre autres, le bulletin d’information et les canaux de communication des partenaires tels que les sites Web et les médias sociaux.

Article 18:

Le Conseil exécutif a pour mission de coordonner, au profit des ONG accréditées, les activités du Forum, notamment mais non exclusivement :

• assurer la liaison avec le Secrétariat de la Convention de l'UNESCO pour les questions collectives concernant les ONG accréditées ;
• coordonner les activités du Forum des ONG du PCI lors des sessions ordinaires et extraordinaires des organes statutaires de la Convention (Assemblée générale des États parties et Comité intergouvernemental);
• dans un esprit de transparence et de bonne gouvernance, développer la communication autour des activités du Forum, y compris celles du Conseil exécutif, comme les comptes rendus de ses réunions mensuelles. Le procès-verbal approuvé doit être publié sur les canaux de communication partenaires du Forum des ONG du PCI (http://www.ichngoforum.org, http://ichngo.net) au plus tard un mois après la réunion du Bureau exécutif, et ceux-ci seront archivés pour une utilisation ultérieure;
• développer le réseau des ONG accréditées, notamment en facilitant le dialogue, l'échange d'informations et de bonnes pratiques, et en identifiant les opportunités de coopération et de synergies entre ses ONG membres ;
• initier des activités thématiques à travers, entre autres, l'organisation d'ateliers, de conférences et de symposiums ;
• organiser des activités de renforcement des capacités, qui peuvent être menées en coordination avec le Secrétariat de la Convention de l'UNESCO ;
• coordonner le dialogue et les initiatives avec les États parties ou d'autres entités visant à favoriser la viabilité financière des activités collectives des ONG accréditées ;
• promouvoir les programmes de collecte de fonds et gérer les fonds collectés pour les activités du Forum ;
• promouvoir la participation de la société civile pour la sauvegarde du PCI.

Article 19:

Aucun membre du Conseil exécutif ne peut participer à la décision d'une question dans laquelle il a un intérêt direct. Chaque membre du Conseil exécutif doit divulguer par écrit tous les conflits d'intérêts potentiels et réels dans une déclaration de conflit d'intérêts signée.

Article 20:

Le Conseil exécutif est composé de six membres exerçant un mandat de deux ans, renouvelable pour un mandat consécutif supplémentaire. Afin de respecter le principe de représentation géographique équitable, les ONG seront élues sur la base des groupes électoraux de l'UNESCO (Europe de l'Ouest et Amérique du Nord, Europe de l'Est, Amérique latine et Caraïbes, Asie et Pacifique, États arabes, Afrique), les membres élus représentant une ONG ayant son siège dans chacune des six régions susmentionnées. En l'absence de candidats d'ONG ayant leur siège dans la région concernée, le mandat du membre actuel sera prorogé jusqu'à la prochaine élection des membres du Conseil exécutif, qu'il ait déjà exercé ou non un maximum de deux mandats consécutifs. L'élection des membres se fera par rotation, avec des membres de chacune des trois régions une année, et pour chacune des trois autres régions l'année suivante. Les règles et procédures électorales détaillées sont décrites dans le document « Règles électorales du Forum des ONG du PCI » [adoptées par l'Assemblée générale extraordinaire du Forum des ONG du PCI en 2022].

Article 21:

Si un membre du Conseil exécutif agit en qualité de membre de la délégation officielle d'un État partie (membre du Comité intergouvernemental, non membre du Comité intergouvernemental, délégation d'un État non partie à la Convention) au cours d'une session ordinaire ou extraordinaire d'une réunion statutaire d'un organe de la Convention de 2003, un conflit d'intérêts potentiel est réputé avoir eu lieu.
En conséquence, le membre du Conseil exécutif susmentionné doit déclarer un conflit d'intérêts au président ou au secrétaire du Conseil exécutif par écrit avant la réunion du Conseil exécutif concernée, ou lorsqu'un sujet de discussion est soulevé lors d'une réunion du Conseil exécutif, ou lors de toute autre communication relative à une question de politique du Forum qui concerne directement l'État partie mentionné au paragraphe précédent. Ils se récusent pendant toute la durée de la discussion et pendant toute autre activité du Conseil exécutif relative à cette question.

Article 22:

Les membres du Conseil exécutif ne recevront aucune rémunération pour leur service autre que le remboursement de frais raisonnables, si de tels fonds sont disponibles. Pour obtenir du financement, le Conseil exécutif élabore un document de demande de financement auprès du Forum des ONG du PCI qui justifie ou contient une analyse des bénéfices pour le Forum du montant demandé.

Article 23:

Toutes les autres politiques et procédures relatives à l'élection du Conseil exécutif sont déterminées par les Officiers électoraux nommés à cet effet chaque année par le Conseil exécutif en vigueur conformément aux Règles électorales susmentionnées.

Article 24:

Chaque année et trois mois avant l'Assemblée générale du Forum des ONG du PCI, le Conseil exécutif lance un appel aux ONG accréditées pour désigner des candidats pour le renouvellement du Conseil exécutif tel que spécifié dans les Règles électorales susmentionnées.

Article 25:

Le Conseil exécutif se réunit tous les mois par tout moyen de communication partagé, ainsi que lors des sessions des organes statutaires de la Convention. Les réunions se dérouleront en anglais et en français. Les membres du Conseil exécutif doivent être avisés par écrit des réunions officielles au moins une semaine à l'avance.
Le Conseil exécutif prendra l’initiative de se réunira avec le Secrétariat de la Convention de l'UNESCO au moins deux fois au cours de l'année, au début de l'année pour présenter le nouveau Conseil exécutif et le plan de travail de l'année, et avant la session ordinaire du Comité intergouvernemental pour organiser le symposium, les activités parallèles, les élections et l'Assemblée générale du Forum des ONG du PCI.

Article 26:

Un quorum minimum de quatre membres élus du Conseil exécutif est requis pour que des motions puissent être proposées et votées. La prise de décision s'effectue dans un esprit de consensus, en cas d'égalité, la voix du président est prépondérante.

Article 27:

Chaque année, le Conseil exécutif nomme quatre membres du bureau, à savoir un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier lors de leur première réunion, suivant leur élection. Afin de tirer parti de l'expérience acquise au cours de l'année précédente, le président et le vice-président doivent être des membres qui entament leur deuxième année au sein du Conseil exécutif.
Le président du Conseil exécutif a un mandat d'un an et ne peut être renouvelé. Le président est chargé de convoquer les réunions du Bureau exécutif et de présider ces réunions, et en son absence, le vice-président assumera les fonctions de président. Le secrétaire est responsable de la tenue des registres des activités du Conseil exécutif, y compris la rédaction des procès-verbaux de toutes les réunions du Conseil exécutif, l'envoi des annonces de réunion, la distribution des copies des procès-verbaux et de l'ordre du jour à tous les membres du Conseil exécutif, et la conservation des dossiers permanents.
Le trésorier doit faire rapport sur les finances à chaque réunion du Conseil exécutif, aider à la préparation du budget, aider à élaborer des plans de collecte de fonds, décaisser des fonds et signer des chèques, et mettre les informations financières à la disposition des membres du Conseil exécutif et des membres du Forum des ONG du PCI.
Le Conseil exécutif peut créer des Comités ad hoc pour des tâches spécifiques liées à son propre fonctionnement, telles que la rédaction d'un Règlement intérieur et la rédaction d'un Code de conduite pour le Conseil. Suite à l’approbation du Conseil exécutif, tous nouveaux instruments réglementaires doivent être adoptés par l’Assemblée générale.

Article 28:

Les démissions du Conseil exécutif doivent être faites par écrit et adressées au Secrétaire ou au Président. Si une ONG accréditée informe le Conseil exécutif que la personne siégeant au Conseil ne représente plus son organisation, la personne n'est plus éligible pour siéger en tant que membre du Conseil exécutif. Un membre du Conseil exécutif est révoqué s'il a trois absences injustifiées aux réunions régulières au cours d'une année.

Article 29:

Les vacances survenant au sein du Conseil exécutif peuvent être pourvues à tout moment par nomination du Président et avec l'approbation des deux tiers du Conseil exécutif. La personne qui occupe le poste vacant doit provenir d'une ONG accréditée dont le siège social est situé dans la même région que la personne qui a libéré le poste. Le membre nommé remplacera le membre élu du Conseil exécutif pour le reste de l'année et une élection exceptionnelle aura lieu lors de la prochaine Assemblée générale pour pourvoir le(s) poste(s) vacant(s).

Article 30:

Des Groupes de Travail (GT) sont créés sur la base d'un intérêt commun des ONG accréditées du PCI, et des Comités Ad Hoc (CAH) sont nommés par le Conseil exécutif pour répondre à une tâche précise.

Article 31:

Une demande de création d'un nouveau groupe de travail nécessite une demande signée par des ONG accréditées d'au moins trois régions différentes. Le Conseil exécutif approuve la demande ou fournit des raisons valables pour la rejeter. La participation à un groupe de travail sera ouverte à tout membre d'une ONG accréditée affiliée au Forum des ONG du PCI.

Article 32:

Chaque groupe de travail ou comité ad hoc approuvé doit être répertorié dans les canaux de communication du Forum des ONG du PCI. Ils doivent avoir une description et énoncer un objectif clair (document, atelier, rapport, recommandation ou une activité spéciale) comme reflété dans un programme d'activités qui couvre une période ne dépassant pas deux ans. Une fois qu'un comité ad hoc a atteint son objectif déclaré, ses membres présentent leurs conclusions et résultats au Conseil exécutif, qui seront inclus dans son rapport à l'Assemblée générale. Une fois celles-ci approuvées par l'Assemblée générale, le Comité Ad Hoc peut être dissous.
Une fois qu'un groupe de travail a atteint son objectif déclaré, il peut demander au Conseil exécutif de réserver un événement parallèle lors de la prochaine session du Comité intergouvernemental, afin de présenter ses conclusions et résultats à tous les membres du Forum des ONG du PCI. La période de fonctionnement d'un groupe de travail ne doit pas dépasser deux ans, afin d'encourager la participation des ONG accréditées ; cependant, si nécessaire, les membres d'un groupe de travail peuvent demander une prolongation de deux ans supplémentaires.

Article 33:

Les groupes de travail ou les comités ad hoc peuvent solliciter des financements auprès du Conseil exécutif et le Conseil exécutif peut également les aider à lever des fonds.

Article 34:

Chaque groupe de travail et comité ad hoc doit choisir un président pour convoquer les réunions et servir de représentant au Conseil exécutif et un secrétaire qui rédigera le rapport de ses activités, conclusions et résultats. Dans les cas où le groupe de travail ou le comité ad hoc gère des fonds, ils doivent nommer un trésorier pour superviser et rendre compte de leur utilisation. Nul ne peut être président, secrétaire ou trésorier de plus d'un groupe de travail ou comité ad hoc à la fois.

Article 35:

Le Conseil exécutif peut révoquer un groupe de travail ou d'un comité ad hoc :

1. sur recommandation du groupe de travail ou du comité ad hoc lui-même ;
2. sur recommandation de la majorité du Conseil exécutif, qui doit démontrer que le groupe de travail ou le comité ad hoc a été mené d'une manière contraire aux objectifs entre autres du Forum des ONG du PCI, comme indiqué dans l’article 4 des statuts ; et/ou
3. si le groupe de travail ne se réunit pas au cours de l'année, ni ne fournit aucun rapport montrant les progrès accomplis dans la réalisation de son objectif.

Article 36:

Les présents statuts peuvent être modifiés si nécessaire à la majorité des deux tiers des représentants désignés des ONG accréditées présentes ou participant en ligne à l'Assemblée générale du Forum des ONG du PCI.